Исполнением обязательств руководством хозяйствующего субъекта по трудовому контракту является осуществление выплаты работающим в компании людям вознаграждения за их труд. Если это нигде не оговорено, выплата должна производиться наличными деньгами в месте осуществления работниками их трудовых функций. Чаще всего для таких выплат используется платежная ведомость по форме Т-53.
Платежная ведомость используется при осуществлении выплат наличными деньгами работникам предприятия. При этом начисление осуществляется в другом документе - расчетной ведомости. Кроме этого, для начисления зарплаты могут использоваться и другие документы – расчетно платежная ведомость форма 49, табель форма Т 12 и т. д.
Какие именно документы надо использовать, определяется самим предприятием исходя из особенностей осуществления деятельности. Выбранный способ отражается в учетной политике фирмы и иных документах локального характера.
В журнал регистрации платёжных ведомостей в хронологическом порядке записываются сведения о каждой оформленной платёжной ведомости .
Журнал регистрации – очень важный и обязательный документ для каждой организации. К правильности его заполнения нужно подойти внимательно. Хранится журнал в течение 5 лет.
Заполнение формы Т-53а
На титульном листе указываются:
Наименование организации и структурного подразделения (при наличии).
Код по ОКПО. Его можно посмотреть в уведомлении из Росстата.
Период ведения документа (один год)
Должность и ФИО лица, ответственного за заполнение журнала. Как правило, бухгалтер или работник кадровой службы.
СТРАНИЦА 2 :
Графа 1. Номер по порядку.
Графа 2 и 3. Дата, когда была выписана ведомость, а также её номер
Графа 4. Содержание операции согласно ведомости (пример: «выплата заработной платы за январь 2015»)
Графа 5. Наименование структурного подразделения, сотрудникам которого выдавалась зарплата.
Графа 6. Сумма, выданная по платёжной ведомости.
Графа 7 и 8. Подпись и ФИО лица, которое передаёт бланк ведомости для регистрации его в журнале.
Графа 9 и 10. Подпись и ФИО лица, ответственного за заполнение журнала. Это лицо принимает бланк ведомости от лица, указанного в графе 7 и 8.
Внизу страницы нужно указать порядковые номера платёжных ведомостей, указанных в таблице (с такого-то номера по такой-то).
Для сведения информации о составляемых платежных ведомостях используется журнал регистрации форма Т-53а, это регистр бухучета, основное предназначение которого, обобщение, систематизация и хранение информации о документах. В статье предлагаем скачать бланк и образец заполнения журнала Т-53а.
Учет заполняемых платежных ведомостей можно вести в журнале любой формы. Однако применение типовой бланка удобно и избавляет от потребности разработки собственной форме и последующего утверждения в учетной политике. Так как ведомости относятся к кассовым денежным документам первичного типа, в отношении которых обязательно применение унифицированных форм, то рекомендуется для их регистрации применять все-таки типовую форму журнала во избежание возможных проблем с контролирующими органами.
Регистрировать в бланке Т-53а нужно как , так и расчетно-платежные ведомости, на основании которых проводятся выплаты денежных средств сотрудникам.
Если организация применяет для расчета и выплаты заработной платы , то заполнять отдельно платежную ведомость Т-53 не требуется. Бланк Т-53 пригодится, если расчет зарплаты проводится в .
Функции по ведению журнала ложатся на бухгалтера предприятия.
Образец заполнения Т-53а
В бланке журнала регистрации имеется обложка, на которой следует обозначить сведения об ответственном лице, а также периоде ведения формы Т-53а.
В табличной части регистрируются выписывается платежные и расчетно-платежные ведомости. Каждая ведомость регистрируется отдельно:
- указывается ее номер и дата составления;
- наименование платежа;
- подразделение, в отношении которого проводится выплаты сумм по ведомости;
- общая сумма к выплате;
- подписи ответственных лиц.
Журнал регистрации последовательно заполняется в течение календарного года, все записи нумеруются по порядку. По окончании года документ остается на хранении в предприятии еще пять лет.
По каждому заполненному листу с таблицей нужно указать прописью порядковые номера — с какого по какой номер представлены на странице. Это делается для того, чтобы листы формы Т-53а не терялись.
Грамотно организованный учет документов на предприятии позволяет поддерживать порядок в организации, и в кратчайшие сроки находить нужный документ. Для учета документации предназначены регистрационные журналы и книги. Для каждого типа документов может быть предусмотрен отдельный журнал.
Например, может вестись отдельный журнал по регистрации приказов по основной деятельности, приказоd по личному составу, входящей, исходящей корреспонденции.
Для учета платежных ведомостей также следует использовать журнал регистрации, причем Госкомстат разработал специальную форму журнала — Т-53а. Организации могут использовать эту форму для регистрации в ней платежных ведомостей. Также можно подготовить и свою форму журнала, если это необходимо. Типовые формы носят лишь рекомендательный характер.
Платежная ведомость — это документ, на основании которого происходит выплата наличных денег из кассы на зарплату персонала. Каждая ведомость должна быть зарегистрирована в журнале.
Многие организации не относятся всерьез к оформлению подобного рода журналов, однако журнал имеет свое предназначение — позволяет систематизировать информацию о документах, контролировать их исполнение и местонахождения.
Номер ведомости присваивается при ее регистрации в журнале. .
Как правильно заполнить журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а?
Заполнение обложки журнала:
- наименование фирмы;
- наименование структурного подразделения, если в журнале будут регистрировать платежные ведомости по выплате зарплаты конкретным отделам и подразделениям;
- период ведения журнала — например, календарный год;
- должность и ФИО ответственного лица.
Заполнение второй страницы бланка Т-53а:
1 — № по порядку;
2 — дата платежной ведомости4
3 — ее номер;
4 — наименование платежа, например, заработная плата за август 2015 года;
5 — структурное подразделение, в отношении которого заполнена платежная ведомость, название подразделения указывается на титульном листе ведомости;
6 — сумма ведомости;
7,8 — подпись и ФИО лица, сдавшего ведомость лицу, ответственному за ведение журнала регистрации платежных ведомостей Т-53а;
9,10 — подпись и ФИО лица, принявшего ведомость.
В течение всего периода действия журнала вносятся записи о каждой подготовленной платежной ведомости.
Внизу каждого листа пишутся порядковые номера первой и последней ведомости, зарегистрированный на данной странице.
Еще раз напомним, заполнением журнала является обязательным, при проверке контролирующими органами журнал может быть затребован, при его отсутствии организация может быть привлечена к ответственности.
Скачать образец
Журнал регистрации платежных ведомостей форма Т-53а бланк — .
Журнал регистрации Т-53а образец заполнения — .
Т-53а — журнал, предназначенный для регистрации платежных ведомостей, по которым производились выплаты сотрудникам компании. О правилах использования и заполнения этого документа читайте в нашей статье.
С какой целью используется журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а
Для отражения перечня документов на выплаты, связанные с оплатой труда, заводится регистр, в котором в хронологическом порядке систематизируется информация обо всех ведомостях по выдаче зарплаты и иных платежей сотрудникам предприятия. С этой целью в бухгалтерии заводится журнал регистрации платежных ведомостей.
Обычно для этого используется утвержденный Госкомстатом РФ (постановление от 05.01.2004 № 1) журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а. Эта форма является унифицированной, с 2013 года необязательна к применению и может быть заменена на иной регистр аналогичного содержания.
В журнале регистрации систематизируются сведения о платежных ведомостях по формам:
- Т-53;
- Т-49.
Подробнее об этих ведомостях читайте в статьях:
- «Унифицированная форма № Т-53 - платежная ведомость» ;
- «Унифицированная форма № Т-49 - бланк и образец» .
Порядок ведения журнала
Приступая к заполнению журнала, важно учитывать требования, прописанные в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Так, в частности, необходимо отображать записи строго в хронологическом порядке.
В журнале нельзя допускать пропусков строк и изъятия целых листов. В случае если требуется внести исправление, это следует делать по правилам (ст. 10 закона № 402-ФЗ). Рядом с исправленной записью должна быть проставлена дата внесения исправления, а также подпись ответственного за ведение регистра лица и идентифицирующие его данные.
За правильностью отражения сведений по учету выплат работникам за их труд в данном журнале следит бухгалтер, который ведет его и ставит свою подпись. Срок хранения журнала до момента его уничтожения составляет 5 лет.
В установленных законом случаях журнал необходимо сдать в архив.
Подробнее о порядке и сроках хранения документации вы узнаете из статьи «Основные сроки хранения документов в организации (архив)» .
Как правильно заполнять журнал
На титульной странице журнала следует указать полное наименование компании (так, как прописано в уставе), а также структурное подразделение, которое отвечает за ведение данного регистра. Приводится код компании по ОКПО, период, на который заведен журнал (от … до …), и сведения о лице, на которое возложена ответственность за его ведение (должность и Ф. И. О.).
В табличной части регистра указываются сведения из платежных ведомостей, а именно:
- их даты и номера;
- название произведенного платежа и подразделения, его осуществившего;
- сумма выплат, сделанных по ведомости;
- Ф. И. О. лиц, сдающих и принимающих закрытые ведомости под роспись.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Внизу на каждой странице журнала необходимо делать записи прописью: «С … по …» с указанием порядковых номеров из таблицы ведомостей.
Где найти форму журнала
Готовый для заполнения бланк формы Т-53а вы можете скачать на нашем сайте.
Итоги
Платежные ведомости, по которым осуществляются выплаты доходов сотрудникам, подлежат регистрации. Учетным регистром для этой цели служит журнал регистрации, имеющий унифицированную форму Т-53а.