Как директору клуба списать расходы. Личные расходы директора: можно ли жить за счет фирмы. Директор соглашается возмещать компании суммы, потраченные на себя

Речь пойдет о ситуациях, когда обязанность компании оплачивать те или иные личные расходы директора не предусмотрена локальными нормативными актами и договором с ним. Мы будем обсуждать те траты руководителя, которые сделаны явно не в интересах организации.

Чем рискует главбух

Такая ситуация напрямую касается вас как главбуха. Ведь главбух не только отвечает за достоверность данных бухотчетности (Пункт 2 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Он также обязан обеспечивать соответствие хозяйственных операций закону и контроль за движением имущества и исполнением обязательств (Пункт 3 ст. 7 Закона N 129-ФЗ). А как мы убедимся дальше, порою личные траты директора идут вразрез с законом.
Если главбух не согласен с проведением той или иной операции, документы по ней могут быть приняты к учету только с письменного распоряжения руководителя (Пункт 4 ст. 7 Закона N 129-ФЗ). Но на деле найдется немного директоров, которые станут письменно оформлять подобные поручения. Увы, чаще вопрос ставится иначе: или бухгалтер выполняет устное распоряжение шефа, или ищет другую работу.
Между тем, проводя личные траты руководителя как расходы компании, вы:
- искажаете налоговую отчетность . Если это обнаружится в ходе налоговой проверки и с организации взыщут пени и штрафы, то претензии собственники компании предъявят и вам, а вы можете потерять работу. Более того, если доначисления потянут на налоговое преступление (Статьи 199, 199.1 УК РФ), то вас могут счесть пособником директора (Пункт 5 ст. 33 УК РФ);
- искажаете финансовую отчетность , пользователями которой являются и участники компании. И если директор компании - не единственный ее владелец, то обнаружившие "недостачу" собственники уволят и его, и вас.
Поэтому в ваших интересах убедить шефа перевести личные траты в законное русло.

Проводим ликбез для шефа

Начните с разъяснительной работы с директором. Она может понадобиться, даже если ваш руководитель запустил руку в карман фирмы впервые. Ведь не исключено, что это лишь начало будущей лавины личных покупок за счет компании.
Объясните директору:
- почему важно разделять личные деньги руководителя и . Выбор аргументов зависит от того, кем приходится фирме ее директор: единственным собственником, одним из собственников или всего лишь наемным работником;
- во что его траты обходятся компании. Покажите, что, приобретая что-то лично себе за счет компании, директор на самом деле может лишить ее суммы большей, чем он потратил на покупку. Кроме того, налоги придется заплатить и ему самому.

Директор - единственный собственник компании

Аргумент 1. У компании может не хватить денег на что-то важное
Нередко подход "тут все мое, трачу деньги на что хочу" изымает из оборота средства, необходимые для своевременного выполнения обязательств компании. Сегодня руководитель заберет деньги на личные нужды, а завтра окажется нечем заплатить кому-то из контрагентов или государству. Контрагент взыщет договорные неустойки, а налоговики и фонды - пени и штрафы.
Аргумент 2. Имущество компании не принадлежит ее участнику (Пункт 1 ст. 66 ГК РФ)
А наличие денег на вовсе не означает, что у компании есть прибыль. Это ясно каждому бухгалтеру, но, к сожалению, не всегда очевидно директорам-собственникам. Если прибыли нет, то они расходуют на личные нужды привлеченные средства или уставный капитал, которые на самом деле должны идти на погашение обязательств компании.
И если вдруг дело дойдет до банкротства, суд может по требованию кредиторов признать недействительными сделки по приобретению директором чего-либо для себя за счет компании (Пункт 2 ст. 61.2 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)"). Тогда стоимость купленного директор должен будет возместить (Пункт 2 ст. 167 ГК РФ).
Когда прибыль есть, владелец бизнеса вправе забирать ее себе. Но только прибыль, уже полученную по итогам законченных отчетных периодов, только после ее налогообложения и только по предусмотренной законом процедуре - путем ее распределения.
Распределить прибыль - значит решить, на что она будет потрачена. Если директор-собственник желает потратить ее на себя, то он может принять решение как о выплате себе дивидендов, так и о расходовании компанией прибыли на оплату его личных расходов. С налоговой точки зрения дивиденды выгоднее как для самого директора, так и для компании: ставка НДФЛ с них 9%, а не 13% (15% вместо 30% для нерезидентов) (Пункты 1, 3, 4 ст. 224 НК РФ), и их выплата не требует начисления страховых взносов (Часть 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах...").

Примечание
Пользоваться в личных целях деньгами, занятыми в бизнесе, могут только предприниматели (точнее, у них личные и "коммерческие" деньги никак не разделены). Однако они и отвечают по своим предпринимательским долгам всем принадлежащим им имуществом (Статья 24 ГК РФ).

Директор - лишь один из собственников компании или обычный наемный работник

В этой ситуации вам также пригодятся приведенные выше аргументы. Но здесь возникает еще один вопрос - в курсе ли собственники, что директор живет на широкую ногу за счет компании, и давали ли они на это согласие? Ведь расходуя деньги фирмы на личные нужды, директор тем самым уменьшает заработанную всеми собственниками прибыль и, соответственно, сумму дивидендов, которые получит каждый из них. Если прибыли нет, то он тратит на себя внесенное ими в качестве вклада в уставный капитал имущество или привлеченные фирмой для ее деятельности средства.
Объясните директору, что рано или поздно это обнаружится. Обычно расходование денег компании не по назначению "всплывает" в ходе аудиторской проверки, которую могут инициировать участники перед утверждением годовой бухгалтерской отчетности (Пункт 4 ст. 91, п. 5 ст. 103 ГК РФ). А для некоторых организаций ежегодный аудит обязателен (Пункты 1, 2 ст. 5 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности").
Кроме того, такое положение дел может собственникам компании не понравиться настолько, что они захотят обратиться в правоохранительные органы. В связи с этим напомните шефу о таких статьях Уголовного кодекса РФ, как "Присвоение или растрата" (Статья 160 УК РФ) и "Злоупотребление полномочиями" (Статья 201 УК РФ).
Упомяните также, что закон обязывает руководителя возместить компании причиненный его действиями имущественный ущерб (Статья 277 ТК РФ; п. 2 ст. 44 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью").

Показываем, сколько стоят расходы директора

Расскажите директору, каковы будут налоговые последствия его трат в разных ситуациях.
Ситуация 1. Незакрытый подотчет
Предположим, ваш директор любит брать деньги под отчет, но о потраченных суммах не отчитывается. Расскажите ему, что выдача очередной суммы в подотчет до полного отчета по предыдущей - нарушение кассовой дисциплины (Пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации). Обнаружив этот факт при очередной проверке, банк сообщит о нем налоговой инспекции.
Никаких санкций за это нарушение не установлено (Постановления ФАС СЗО от 25.11.2008 по делу N А56-5137/2008, от 09.02.2005 N А21-8287/04-С1). Однако есть риск, что инспекторы и контролеры из фондов сочтут "просроченный" подотчет доходом директора. Тогда они начислят директору НДФЛ по ставке 13% (или 30% - если он нерезидент) (Пункты 1, 3 ст. 224 НК РФ) и страховые взносы (Часть 1 ст. 7, ч. 6 ст. 8 Закона N 212-ФЗ), которые большинство компаний платит по ставке 34% (Статья 12 Закона N 212-ФЗ). В результате со 100 руб. личных расходов директору придется заплатить 13 руб. НДФЛ (или 30 руб., если он нерезидент), а организации - 34 руб. взносов. Таким образом, покупка "подорожает" на 47 руб., то есть почти в полтора раза. И это не считая возможных пеней и штрафов.
Ситуация 2. Траты директора замаскированы под расходы компании и учтены при налогообложении
Начнем с того, что если учтенное как расходы компании приобретение директора попадает в категорию основных средств, то с его стоимости придется платить налог на имущество (Пункт 1 ст. 374 НК РФ). А если это автомобиль - то еще и транспортный налог (Пункт 1 ст. 374 НК РФ).
Далее объясните директору, что безупречно замаскировать потраченные суммы под расходы фирмы возможно далеко не всегда. Зачастую остается большой риск, что налоговики обнаружат подмену или оспорят обоснованность расходов (Пункт 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Тогда они доначислят:
- налог на прибыль (20% от суммы расходов) (Пункт 1 ст. 284 НК РФ) или налог, уплачиваемый на УСНО (15% от суммы расходов или меньше - в зависимости от ставки налога в вашем регионе) (Пункт 2 ст. 346.20 НК РФ). Ведь расходы на оплату имущества для личного потребления работников и на безвозмездную передачу запрещено включать в расчет налоговой базы (Пункты 16, 29 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
- НДС, если он принимался к вычету, - по той причине, что товары, работы или услуги приобретены не для облагаемых этим налогом операций (Пункт 2 ст. 171 НК РФ).
Также вам грозят набежавшие пени и штрафы по этим налогам.
Если же проверяющим из инспекции и фондов удастся еще и выяснить, что под теми или иными расходами компании скрываются расходы на личное потребление директора, контролеры сочтут их сумму его доходом. За этим последует доначисление:
- НДФЛ по ставке 13% (30%, если директор - нерезидент) (Пункты 1, 3 ст. 224 НК РФ);
- страховых взносов (Часть 1 ст. 7, ч. 6 ст. 8 Закона N 212-ФЗ) по ставке 34% (Статья 12 Закона N 212-ФЗ). На их сумму потом можно будет уменьшить налогооблагаемую прибыль или базу "упрощенного" налога (Подпункт 1 п. 1 ст. 264, пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Взносы не будут начислены, только если другие облагаемые взносами выплаты директору превышают 463 000 руб. с начала года (415 000 руб. в 2010 г.) (Части 4, 5 ст. 8 Закона N 212-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 27.11.2010 N 933);
- взносов "на травматизм" (Статья 20.1 Закона N 125-ФЗ). Эти взносы также уменьшают базу по налогу прибыль и уплачиваемому на УСНО налогу;
- НДС. Налоговики могут посчитать, что была безвозмездная передача имущества директору и начислить с его рыночной стоимости налог по ставке 18 или 10% (Подпункт 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 154, п. 2 ст. 164 НК РФ). Тогда входной налог удастся заявить к вычету, но только если покупка сделана у плательщика НДС и есть счет-фактура (Подпункт 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ; Письмо Минфина России от 10.04.2006 N 03-04-11/64).

Предупреди руководителя
Тратя деньги фирмы на себя, можно создать для организации дополнительные расходы - на уплату налогов с покупок. То есть лишить компанию большей суммы, чем потрачена на личные нужды.

Ситуация 3. Личные траты директора списаны как расходы организации, не учитываемые при налогообложении
Иными словами, эти расходы не уменьшили налогооблагаемую прибыль, а НДС по ним не был заявлен к вычету. Однако и это не гарантирует, что инспекторы не проявят к ним интереса. Если расходы не связаны с деятельностью компании, то ими могут заинтересоваться инспекторы, проверяющие НДФЛ, и контролеры из фондов. Обнаружив, что речь идет о тратах на благо директора, они доначислят НДФЛ и страховые взносы.
Итак, вы изложили директору вышеприведенные аргументы. И ваши дальнейшие действия будут зависеть от его реакции на них.

Директор соглашается возмещать компании суммы, потраченные на себя

Вариант 1. Покупка сделана на имя директора
Предположим, вы оплачивали покупку с расчетного счета компании, но все документы на приобретенное имущество оформлены на имя руководителя. Тогда, чтобы вернуть потраченную сумму, директор может:
(или) возместить ее наличными деньгами либо перечислить ее со своего личного счета на счет компании;
(или) распорядиться удержать ее из любых причитающихся ему в будущем выплат, например из зарплаты или из дивидендов.
В этом случае перечисление денег со счета организации - не что иное, как исполнение компанией (то есть третьим лицом) обязательства директора оплатить его личную покупку (Статья 313 ГК РФ). Лучше, если в поле "Плательщик" платежного поручения будет прямо указано, что компания платит за директора, например: "ООО "Щедрость" за Щедрина А.А.".
Далее пусть руководитель напишет распоряжение, в котором должны быть:
- указание оплатить его покупку;
- сумма и реквизиты для перечисления;
- обязательство возместить эту сумму компании;
- указание на то, когда и каким образом она будет возмещена.
Ограничений на удержание суммы задолженности из зарплаты работника по его собственному заявлению не существует - можно забрать в счет погашения долга хоть всю зарплату.
Если же директор брал на покупку деньги из кассы под отчет, то достаточно просто удержать их из его зарплаты (или других причитающихся ему выплат) как не возвращенную вовремя подотчетную сумму и тем самым закрыть долг.
Вариант 2. Документы на покупку оформлены на компанию
В этом случае вам тоже понадобится распоряжение от директора с его обязательством возместить компании сумму покупки с указанием срока и способа возврата денег. Приобретенное им имущество не приходуйте на баланс. Просто отразите на счете 73 "Расчеты с персоналом" задолженность директора перед организацией, а в момент погашения спишите ее.

Директор не станет возмещать суммы, которые тратит на себя, но согласен с тем, что их не следует учитывать при налогообложении

Вариант 1. Проводим как неинтересные налоговикам расходы
Расходы компании, которые не были учтены при расчете налога на прибыль и НДС по которым не попал в вычеты, налоговики обычно не проверяют. В качестве таких расходов можно учесть те личные покупки директора, которые теоретически могли бы быть использованы в деятельности компании сразу или в течение небольшого промежутка времени. Превратить личные расходы в расходы компании несложно, если речь идет, например, о предметах обихода, которые могут пригодиться как дома, так и в офисе: от пылесосов и электрочайников до стульев и комнатных растений. Необходимые условия:
- покупка оформлена на компанию;
- очевидно нужна для ее деятельности, например для создания нормальных условий труда.
Если у вашего директора именно такие покупки, то по ним не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы (эти расходы не являются доходом директора).

Предупреди руководителя
Если у вас нет намерения возмещать компании оплаченные за ее счет личные расходы, нельзя оформлять "покупные" документы на свое имя. Они должны быть выписаны на компанию. Так можно избежать уплаты НДФЛ и страховых взносов .

Вариант 2. Оформляем безвозмездную передачу
Это не самый выгодный способ. Но если покупки совсем уж непроизводственные, можно использовать и его. Лучше составить договор дарения - это избавит от начисления страховых взносов на стоимость подарка (Часть 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).
Списать стоимость подаренного в налоговые расходы нельзя (Пункты 16, 29 ст. 270 НК РФ). НДФЛ со стоимости подарка нужно удержать при очередной выплате дохода директору, будь то зарплата, дивиденды или что-то еще (Пункт 1 ст. 226 НК РФ). При этом каждый раз можно удерживать не больше половины выдаваемой суммы (Пункт 4 ст. 226 НК РФ).
Необходимо также решить, как вы будете отражать подарки в бухгалтерском учете: как текущие расходы компании или как выплаты из чистой прибыли. Во втором случае необходимо решение собственников о ее распределении на эти цели. Если директор не единственный участник, то сам он такое решение принять не вправе. Прибыль АО распределяет общее собрание акционеров - годовое или внеочередное (Подпункт 11 п. 1 ст. 48 Закона N 208-ФЗ), а прибыль ООО - общее собрание участников (Статья 28 Закона N 14-ФЗ).

Директор знать ничего не хочет: "Ты бухгалтер, ты и придумай, как спрятать расходы"

Бухгалтеры, которые вынуждены работать с таким руководителем, используют следующие варианты.
Вариант 1. Можно оформить заем
Беспроцентный заем можно оформить и задним числом на уже сделанные директором покупки. Поскольку предполагается, что возвращать заем директор не станет, то по истечении срока займа компания:
(или) не будет требовать возврата предоставленных взаймы денег и через 3 года спишет их сумму в налоговые расходы как безнадежный долг (Подпункт 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Срок возврата займа в таких случаях делают небольшим, чтобы 3 года истекли поскорее. Однако нужно быть готовыми доказать инспекторам экономическую оправданность предоставления беспроцентного займа директору. Ведь списываемые в составе безнадежных долгов расходы должны быть обоснованными (Пункт 1 ст. 252 НК РФ).
Списание долга как безнадежного не означает, что обязательство директора его вернуть прекращено. Поэтому нет оснований признавать заем доходом директора и начислять НДФЛ. Однако есть риск, что налоговики приравняют эту ситуацию к прощению долга, которое они рассматривают как подарок (Письмо Минфина России от 22.01.2010 N 03-04-06/6-3).
Что до страховых взносов, то, по мнению Минздравсоцразвития, их следует начислить на списанную сумму займа (Письмо Минздравсоцразвития России от 17.05.2010 N 1212-19). С этим можно поспорить, ведь договор займа - это гражданско-правовой договор, связанный с переходом права собственности, а выплаты по таким договорам от взносов освобождены (Статья 7 Закона N 212-ФЗ; ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ). От того, что срок давности возврата взятых взаймы денег истек и обязательство заемщика тем самым прекратилось, договор займа не перестает быть таковым;
(или) продлит срок займа либо будет прерывать срок исковой давности до бесконечности, сделав заем вечным. Это поможет не платить НДФЛ и страховые взносы с суммы займа. Однако в этом случае и сумму займа не получится списать в расходы.
Заем без возврата как способ выплаты денег - скорее, разовая мера. Ведь постоянные невозвратные займы проверяющие наверняка захотят переквалифицировать:
(или) в оплату труда. При этом они доначислят НДФЛ и страховые взносы (Постановление ФАС ВВО от 22.09.2010 по делу N А17-5639/2008);
(или) в подарки. Тогда у компании, списавшей их как безнадежные долги в связи с истечением срока давности, исключат их сумму из расходов (Пункт 16 ст. 270 НК РФ). Правда, сделать это налоговики смогут только через суд (Подпункт 3 п. 2 ст. 45 НК РФ).

Вариант 2. Можно формировать бесконечный подотчет
Взятые директором из кассы суммы, по которым он так и не отчитался, нередко остаются в "подотчетном" статусе надолго. Когда подходит к концу установленный в учетной политике срок нахождения денег у подотчетного лица, директор по бумагам "возвращает" деньги как неистраченные и тут же снова "берет" их - опять якобы на хозяйственные нужды компании. И так до бесконечности.
Как мы уже сказали, выдать работнику новую подотчетную сумму можно только после того, как он сдал авансовый отчет по прежней или вернул ее в кассу (Пункт 11 Порядка, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40). И "зависший" подотчет формально мешает выдать директору необходимые для его работы суммы, например командировочные. Поэтому при необходимости, действительно, можно оформить возврат неизрасходованного аванса в кассу и тут же выдать сотруднику новый аванс.
Вариант 3. Можно замаскировать личные траты директора под расходы компании, а НДС принять к вычету, но это опасно
В этом деле бухгалтерское сообщество уже поднаторело. Чего только не делают, чтобы учесть покупки директора в налоговых расходах и поставить к вычету НДС: на бумаге отпуск "превращают" в командировку, личные поездки на такси - в служебные, ужины в компании друзей - в деловые переговоры, для списания потраченного шефом бензина сочиняют извилистые маршруты в путевых листах и т.п.
Некоторые приобретенные директором вещи личного пользования легко учесть как расходы компании. Например, мебель и технику, автомобили. Но с основных средств приходится платить налог на имущество (Пункт 1 ст. 374 НК РФ), а с автомобилей - еще и транспортный налог (Пункт 1 ст. 358 НК РФ). Кроме того, будьте готовы, что в ходе выездной проверки налоговики захотят провести инвентаризацию (Подпункт 6 п. 1 ст. 31, п. 13 ст. 89 НК РФ) и своими глазами увидеть все имеющееся у компании добро.
Впрочем, "волшебные" способности бухгалтеров не безграничны. Обосновать использование, например, стиральной машины в деятельности книжного магазина вряд ли кому под силу. Поэтому директору лучше пересмотреть состав личных расходов за счет фирмы. И те покупки, которые трудно чем-то прикрыть, пусть оплачивает из собственного кармана.
Вариант 4. Можно оформить мнимую аренду у директора, но здесь много не выгадать
Еще один способ выдать директору деньги - "взять" у него в аренду что-нибудь, что нужно компании, и ежемесячно выплачивать арендную плату. Из нее нужно удерживать НДФЛ (Подпункт 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Страховые взносы начислять не нужно (Часть 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ). Арендную плату можно списать в налоговые расходы (Подпункт 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Лучше, чтобы она не превышала рыночные арендные ставки. Иначе инспекторы сочтут расходы на аренду завышенными. Правда, исключить сумму превышения из расходов они смогут, только добившись в суде признания компании и директора взаимозависимыми лицами (Пункт 3 ст. 40, пп. 1 п. 2 ст. 40, п. 2 ст. 20 НК РФ).

Конечно, директор верит в вас и убежден, что вы всегда что-нибудь придумаете. Но лучше сразу покажите шефу, что без рисков тратить деньги компании на себя не получится.
Если директор - одновременно и собственник компании, то, возможно, достаточно будет просто выплачивать ему дивиденды почаще. Закон позволяет это делать не только по окончании года, но и по итогам промежуточных отчетных периодов: I квартала, полугодия, 9 месяцев (Пункт 1 ст. 28 Закона N 14-ФЗ; пп. 11 п. 1 ст. 48, п. 1 ст. 42 Закона N 208-ФЗ).
Такой способ позволит директору сэкономить на НДФЛ (Пункты 1, 3, 4 ст. 224 НК РФ). А вам не придется ничего выдумывать, чтобы учесть его расходы.

В соответствии с подпунктом 18 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на управление организацией или отдельными ее подразделениями, а также расходы на приобретение услуг по управлению организацией или ее отдельными подразделениями.

О.А. Мясников, налоговый юрист, к.ю.н.

1. Налогообложение отдельных видов управленческих расходов

В соответствии с подпунктом 18 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на управление организацией или отдельными ее подразделениями, а также расходы на приобретение услуг по управлению организацией или ее отдельными подразделениями.

По смыслу вышеприведенной нормы права управленческие расходы организации можно подразделить на две группы:

Расходы на управление организацией или ее подразделениями;

Расходы на приобретение услуг по управлению организацией или ее подразделениями.

При налогообложении управленческих расходов возникают спорные ситуации, в том числе по вопросу о том, вправе ли организация учитывать для целей налогообложения прибыли расходы по выплате заработной платы члену совета директоров организации, который является штатным сотрудником данной организации на основании заключенного с ним трудового договора.

По мнению УФНС России по г. Москве, выраженному в письме от 25.01.2005 N 20-12/3923 "Об учете расходов по выплате заработной платы", подпунктом 18 п. 1 ст. 264 НК РФ предусмотрен учет расходов на управление организацией, на основании которого можно сделать вывод, что суммы вознаграждений, выплачиваемые на основании решения общего собрания акционеров членам совета директоров акционерного общества за осуществление общего руководства деятельностью организации, учитываются в составе расходов при определении размера налоговой базы по налогу на прибыль.

Поскольку действующим законодательством не предусмотрено обязательство заключения трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера с членами совета директоров, то основанием для учета рассматриваемых расходов для целей налогообложения прибыли в зависимости от установленного в организации документооборота являются распорядительные документы о начислении вознаграждения или первичные документы, подтверждающие выплату вознаграждения.

УФНС России по г. Москве также подготовило ответ на вопрос о том, в каком порядке налогоплательщикам следует отражать в целях налогообложения прибыли расходы, связанные с оплатой услуг сторонней организации по осуществлению функций исполнительного органа организации.

В соответствии с мнением этого налогового органа, выраженным в письме от 03.11.2004 N 26-12/71413 "О расходах на услуги по управлению организацией в целях налогообложения прибыли", при формировании налоговой базы для расчета налога на прибыль организация может учитывать расходы на оплату услуг сторонней организации по осуществлению ею услуг по управлению, произведенные в рамках заключенного договора. Для этого необходимо, чтобы расходы соответствовали критериям, приведенным в ст. 252 НК РФ, а также в наличии имелись заключенный договор, платежное поручение на оплату услуг и акт выполненных работ.

2. В каких случаях налоговые органы предъявляют организациям претензии

Обобщение судебной практики свидетельствует о том, что налоговые органы нередко предъявляют претензии налогоплательщикам, пользующимся услугами управляющих компаний. Подтверждение тому - постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.02.2007 N А10-1387/06-Ф02-516/07-С1 по делу N А10-1387/06, ФАС Волго-Вятского округа от 30.11.2006 по делу N А28-2017/2006-36/15.

Как правило, претензии налоговых органов сводятся к тому, что расходы на оплату услуг управляющих компаний являются экономически не обоснованными или документально не подтвержденными (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 17.01.2007 N А74-5635/05-Ф02-7364/06-С1 по делу N А74-5635/05, от 15.11.2006 N А74-3813/05-Ф02-5544/06-С1 по делу N А74-3813/05). При этом налоговые органы ссылаются на убыточность деятельности отдельных предприятий в проверяемый период (постановление ФАС Уральского округа от 30.01.2007 N Ф09-153/07-С2 по делу N А76-3476/06).

Иногда налоговые органы вменяют в вину налогоплательщикам, нанимающим управляющие компании, то, что они действуют недобросовестно и их действия направлены на уменьшение рентабельности, минимизацию налогообложения, реализацию схемы уклонения от налогообложения (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.05.2007 по делу N А42-6656/2006).

Между тем суды признают необоснованной ссылку налогового органа на отсутствие у налогоплательщика деловой цели по рационализации управления, поскольку создание обществом отдельных служб и принятие в штат новых работников повлекло бы значительный рост расходов на оплату труда (постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.04.2007 по делу N А42-2308/2006).

По одному из споров суд отклонил довод налогового органа о дублировании функций управляющей компании и прежнего штата работников, связанных с осуществлением исполнительно-распорядительных функций, как основание для отказа в уменьшении налогооблагаемой прибыли на сумму соответствующих расходов, объяснив это тем, что налоговое законодательство не устанавливает безусловной связи между признанием расходов экономически оправданными и отсутствием структурных подразделений, должностных лиц, решающих аналогичные задачи [постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.03.2007 N Ф04-5188/2006(32565-А27-40) по делу N А27-35712/2005-6].

Анализ судебных решений свидетельствует о том, что в большинстве случаев налогоплательщикам удается доказать обоснованность расходов на оплату услуг по управлению организацией (постановление ФАС Уральского округа от 25.01.2007 N Ф09-12124/06-С3 по делу N А47-2844/05).

Так, арбитражный суд не принял во внимание довод налогового органа об отсутствии каких-либо изменений в обязанностях административно-управленческого аппарата с передачей функций единоличного исполнительного органа управляющей организации. Возможность передачи функции исполнительного органа управляющей компании не обязательно влечет существенные изменения в структуре административно-управленческого аппарата или в должностных обязанностях персонала. В данном случае приоритет отдается именно повышению эффективности управления производством, что и является конечной целью передачи данных функций управляющей организации (постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.05.2007 по делу N А13-386/2006-15).

В качестве примера приведем постановление ФАС Московского округа от 20.11.2006 N КА-А40/11244-06 по делу N А40-64621/05-114-543.

Пример.

Налоговый орган провел выездную налоговую проверку ОАО по вопросам соблюдения законодательства о налогах и сборах. По результатам проверки налоговый орган вынес решение, в соответствии с которым налогоплательщику был доначислен налог на прибыль и начислены пени. По мнению налогового органа, ОАО неправомерно включило в расходы для целей налогообложения затраты по оплате услуг по управлению обществом.

ОАО не согласилось с решением налогового органа и обжаловало его в судебном порядке.

Арбитражный суд, разрешая налоговый спор по существу, отметил следующее.

В соответствии с подпунктом 18 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на управление организацией или отдельными ее подразделениями, а также расходы на приобретение услуг по управлению организацией или ее отдельными подразделениями.

По решению общего собрания акционеров общества полномочия исполнительного органа ОАО были переданы управляющей компании. Договор о передаче полномочий исполнительного органа акционерного общества и оказании услуг по управлению обществом был заключен 23.05.2003 между ОАО и ЗАО.

Управляющая компания назначила генеральным директором К.А., который состоял в трудовых отношениях с ЗАО. Все действия генерального директора ОАО, совершенные им в пределах полномочий, определенных в доверенности, считались действиями управляющей компании. ЗАО в лице генерального директора М. была выдана доверенность на имя К.А. Однако управляющая компания не устранилась от выполнения функции единоличного исполнительного органа обществом, в связи с чем деятельность по управлению не являлась деятельностью одного физического лица.

По мнению суда, утверждение налогового органа о том, что фактически К.А. единолично продолжал осуществление полномочий единоличного исполнительного органа на основании доверенности от ЗАО необоснованно, поскольку управленческие решения принимала управляющая компания, а доверенности были выданы не только на имя К.А., но и на имя других ее сотрудников.

Арбитражный суд подчеркнул, что передача функций единоличного исполнительного органа управляющей компании сделала более прозрачной для акционеров структуру расходов на содержание органов управления.

Суд пришел к выводу о том, что доля общехозяйственных расходов в себестоимости сократилась с 6,64% до 6,37%.

При увеличении общехозяйственных расходов на 17,28% к уровню 2002 года рост чистой прибыли составил 196,05%, а доля расходов сократилась.

При таких обстоятельствах суд признал обоснованным отражение в налоговом учете расходов общества по оплате услуг управляющей компании.

Между тем в ряде случаев арбитражные суды запрещают организациям учитывать при налогообложении прибыли расходы на оплату управленческих услуг. Проиллюстрируем вышеприведенное на следующем примере из судебной практики.

Пример.

Налоговый орган провел выездную проверку ООО "Лениногорское управление тампонажных работ", в ходе которой было установлено, что общество необоснованно включило в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, затраты на содержание исполнительного аппарата ООО "Татнефть-Бурение".

Не согласившись с выводом налогового органа, общество обратилось в арбитражный суд.

При рассмотрении налогового спора суд установил следующее.

28 декабря 2002 года общество заключило договор с ООО "Татнефть-Бурение" о передаче последнему (управляющей организации) полномочий единоличного исполнительного органа общества.

В соответствии с п. 2.2 вышеуказанного договора управляющая организация осуществляла управление текущей деятельностью управляемого общества и решала все вопросы, отнесенные действующим законодательством и уставом управляемой организации к компетенции единоличного исполнительного органа. За выполнение функций по управлению обществом в договоре за 2003 год была установлена плата в размере 2 311 200 руб., за 2004 год - в размере 1 700 000 руб.

Арбитражный суд подчеркнул, что налогоплательщик мог уменьшить полученные доходы только в случае, если понесенные им затраты являлись обоснованными и были документально подтверждены.

Между тем общество документально не подтвердило факт понесенных расходов. Из представленных налогоплательщиком в обоснование расходов по оплате услуг управляющей компании актов приема-сдачи оказанных услуг нельзя было определить, какие услуги по управлению оказывались обществу и в каком объеме, какую конкретно работу проделала управляющая организация для ООО, так как в актах не приводились наименования оказанных услуг и не содержались их расценки. При этом данные акты не были оформлены надлежащим образом, не соответствовали требованиям Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и не могли служить подтверждением размера расходов, понесенных заявителем.

Поскольку затраты общества по договору с управляющей организацией не были документально подтверждены, они не могли быть отнесены на расходы, уменьшающие доходы в целях исчисления налога на прибыль.

Суд пришел к выводу, что понесенные расходы являлись также и экономически не оправданными, указав, что затраты на услуги по управлению обществом несоразмерны полученным финансовым результатам, связанным с уменьшением убыточности общества, в связи с чем данные затраты должны были считаться экономически не оправданными и необоснованными.

Таким образом, суд решил, что общество необоснованно отразило в налоговом учете расходы по оплате услуг управляющей организации.

(постановление ФАС Поволжского округа от 17.05.2007 по делу N А65-39224/2005-СА1-37)

Расходы на управление организацией должны соответствовать общим требованиям, предъявляемым к расходам, учитываемым при налогообложении прибыли.

Пунктом 1 ст. 252 НК РФ предусмотрены три условия, необходимые для включения произведенных затрат в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли:

Расходы должны быть обоснованными;

Расходы должны быть документально подтверждены;

Расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Как отмечают арбитражные суды, понесенные налогоплательщиком расходы на управление организацией или отдельными ее подразделениями, а также расходы на приобретение услуг по управлению организацией или ее отдельными подразделениями могут уменьшать полученные организацией доходы при условии, что данные расходы экономически обоснованы и документально подтверждены. Об этом, в частности, говорится в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 26.12.2006 по делу N А13-5759/2005-05.

3.1. Экономическая оправданность управленческих расходов

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. По смыслу ст. 252 НК РФ экономическая обоснованность понесенных налогоплательщиком расходов определяется не только фактическим получением доходов в конкретном налоговом (отчетном) периоде, но также направленностью обоснованных расходов на получение дохода, то есть обусловленностью экономической деятельности налогоплательщика [постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.07.2007 N Ф04-4516/2007(36016-А45-34) по делу N А45-12317/2006-14/374].

Так, арбитражный суд установил, что приобретение услуг управляющей компании способствовало достижению деловой цели, наступлению позитивных последствий в производственной и финансовой областях, выразившихся в получении прибыли, увеличении объемов производства, расширении ассортимента выпускаемой продукции, расширении рынка сбыта выпускаемой продукции, выполнении инвестиционной программы предприятия. При этом затраты по оплате услуг управляющей компании были соразмерны степени ее участия в исполнении управленческих функций, поскольку доля затрат на оплату услуг составила 0,75% от общего размера расходов, понесенных налогоплательщиком. Исходя из этого суд признал экономически обоснованными расходы предприятия на оплату услуг управляющей компании (постановление ФАС Поволжского округа от 27.12.2006 по делу N А12-4943/06).

По одному из налоговых споров арбитражный суд признал расходы по оплате услуг управляющей компании экономически обоснованными в связи с тем, что величина затрат на управление обществом оказалась меньше аналогичных затрат, понесенных другими российскими организациями в связи с приобретением ими услуг по управлению (постановление ФАС Поволжского округа от 25.01.2007 по делу N А57-5005/06).

Как показывает практика, отсутствие методики определения стоимости услуг по управлению обществом не может свидетельствовать об отсутствии экономического обоснования данных затрат. Такой вывод сделан в постановлении ФАС Уральского округа от 04.04.2007 N Ф09-11585/06-С3 по делу N А47-8343/06.

Рост выручки от продаж и рост прибыли со всей очевидностью свидетельствуют об экономической оправданности управленческих расходов налогоплательщика (постановление ФАС Центрального округа от 16.11.2006 по делу N А64-1265/06-19).

Если привлечение управляющей компании не приводит к росту экономических показателей предприятия и эффективности производства, арбитражные суды признают экономически не оправданными расходы на оплату услуг управляющей компании.

Пример.

Налоговый орган провел выездную налоговую проверку ЗАО, в ходе которой установил нарушения налогового законодательства.

По результатам проверки налоговый орган принял решение о привлечении общества к налоговой ответственности за неполную уплату сумм налога на прибыль. Обществу также было предложено уплатить суммы неуплаченного налога на прибыль и пени.

Основанием для принятия такого решения послужил вывод налогового органа о том, что общество завысило расходы по налогу на прибыль на экономически не обоснованные затраты.

Не согласившись с решением налогового органа, общество обжаловало его в суд.

Но суд встал на сторону налогового органа, отметив следующее.

Общество представило акты выполненных работ, из содержания которых невозможно было определить, какие услуги по управлению оказывались обществу и в каком объеме, какую конкретно работу проделала управляющая компания.

Суд установил, что затраты общества на оплату услуг управляющей компании были экономически не обоснованными (неоправданными), так как фактически все сделки от имени общества осуществлял его директор, а не управляющая компания. Представленные акты выполненных работ не позволяли определить, какие именно управленческие функции выполняла управляющая организация и каким образом они были связаны с конечным результатом деятельности общества.

Таким образом, поскольку привлечение управляющей компании не привело к росту экономических показателей предприятия, вышеуказанные расходы не могли быть признаны экономически оправданными.

(постановление ФАС Поволжского округа от 03.04.2007 по делу N А55-10037/2006-43)

Но не всегда получение налогоплательщиком убытка свидетельствует о необоснованности расходов на оплату услуг управляющей компании.

Пример.

Налоговый орган провел выездную налоговую проверку соблюдения ОАО налогового законодательства, по результатам которой принял решение о доначислении налога на прибыль за 2004 год, начислении пени и привлечении общества к ответственности за неуплату этого налога.

За 2003 год ОАО получило прибыль в размере 2 296 400 руб., а за 2004 год - убыток в размере 3 532 600 руб. Налоговый орган посчитал неправомерным включение обществом в состав расходов стоимости управленческих услуг за 2004 год в сумме 4 800 000 руб. при отсутствии экономического эффекта от деятельности управляющей компании.

Общество не согласилось с решением налогового органа и оспорило его в арбитражном суде.

Суд поддержал позицию налогоплательщика, и вот почему.

В 2004 году общество включило в состав расходов, связанных с производством и реализацией услуг, оплату за услуги управляющий компании, которой были переданы полномочия единоличного исполнительного органа общества и функции по ведению его бухгалтерского учета.

Суд установил, что управляющая компания осуществляла все функции единоличного исполнительного органа, связанные с предпринимательской деятельностью общества, за вознаграждение в размере 400 000 руб. в месяц. Единоличный орган общества и иные сотрудники в штате организации не числились.

Суд отметил, что экономическая обоснованность понесенных налогоплательщиком расходов определяется не фактическим получением доходов в конкретном налоговом периоде, а направленностью этих расходов на получение дохода, то есть обусловленностью экономической деятельности налогоплательщика. В силу п. 8 ст. 274 НК РФ принятие расходов для целей налогообложения не исключается и в случае получения налогоплательщиком убытков как результата финансовой деятельности за отчетный (налоговый) период.

Налоговый орган не представил в данном случае убедительные и достаточные доказательства наличия прямой причинно-следственной связи между действиями управляющей компании и получением убытка от деятельности общества.

(постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 07.05.2007 N Ф08-2033/2007-985А по делу N А63-11521/2006-С4)

Налоговый орган провел выездную проверку ОАО, по итогам которой принял решение о привлечении общества к налоговой ответственности, доначислении налога на прибыль и начислении пеней. Основанием для доначисления обществу налога на прибыль, начисления пеней и штрафа послужил вывод налогового органа об отсутствии экономической обоснованности расходов налогоплательщика на оплату увеличенной стоимости услуг ООО "Управляющая компания".

Считая принятое налоговым органом решение незаконным, ОАО обратилось с заявлением в арбитражный суд.

Разрешая спор по существу, суд указал, что произведенные расходы уменьшают полученные доходы в целях налогообложения прибыли в случае, если они экономически оправданны, подтверждены документально и связаны с получением дохода.

Экономически оправданными расходами являются затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и разумности.

Из материалов дела следовало, что между ОАО и управляющей компанией был заключен договор на передачу полномочий единоличного исполнительного органа. Сумма вознаграждения, указанная в договоре, неоднократно увеличивалась дополнительными соглашениями сторон.

Суд установил факт отсутствия увеличения объема выполняемых управляющей компанией работ при одновременном увеличении обществом выплачиваемого управляющей компании вознаграждения.

Справка управляющей компании об объеме услуг, оказанных для налогоплательщика в I квартале 2004 года, содержала только указания на работы, осуществленные для ОАО. Доказательств того, что какие-либо из вышеуказанных работ являлись дополнительными по отношению к работам, осуществлявшимся управляющей компанией до увеличения вознаграждения, материалы дела не содержали.

Увеличение штатной численности управляющей компании, положительная финансово-хозяйственная деятельность общества в 2004 году не свидетельствовали об увеличении обязанностей перед налогоплательщиком, а только подтверждали надлежащее исполнение управляющей компанией своих договорных обязанностей.

При таких обстоятельствах суд сделал вывод об отсутствии достаточного экономического обоснования спорных расходов и о правомерном доначислении налога, начислении пеней и штрафа.

(постановление ФАС Уральского округа от 01.03.2007 N Ф09-1151/07-С3 по делу N А76-5701/06)

Схожий подход к решению рассматриваемого вопроса прослеживается и в постановлении ФАС Уральского округа от 28.02.2007 N Ф09-1018/07-С3 по делу N А76-10672/06.

3.2. Какими документами можно подтвердить расходы

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные в том числе документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Поэтому организация должна иметь договор на оказание услуг по управлению и иные документы, подтверждающие произведенные расходы. Документами, подтверждающими фактическую оплату услуг, могут быть платежное поручение, расходный кассовый ордер, квитанция.

Арбитражные суды отмечают, что НК РФ не установлен перечень первичных документов, подлежащих оформлению при совершении налогоплательщиком тех или иных хозяйственных операций, и не предусмотрены какие-либо специальные требования к их оформлению (заполнению). При решении вопроса о возможности учета тех или иных расходов в целях налогообложения прибыли налогоплательщикам необходимо исходить из того, подтверждаются документами, имеющимися у налогоплательщика, произведенные им расходы или нет.

Иными словами, условием для включения затрат в расходы для целей налогообложения является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены. При этом должны учитываться представленные налогоплательщиком доказательства, подтверждающие фактические затраты в конкретной сумме, которые подлежат правовой оценке в совокупности (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.06.2007 по делу N А13-2552/2006-15).

По одному из споров суд установил, что понесенные обществом управленческие расходы подтверждались следующими документами: договором, актами приемки-сдачи выполненных работ, платежными поручениями, информацией о работе финансово-экономического управления, перечнем договорной документации, прошедшей согласование в управляющей компании (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.05.2007 по делу N А42-4488/2006).

Без документального подтверждения расходов на управление организация не имеет права учитывать их при налогообложении прибыли.

Пример.

Налоговый орган провел выездную налоговую проверку ООО "Нефтехимснаб", по итогам которой общество было привлечено к налоговой ответственности.

Однако арбитражный суд поддержал позицию налогового органа. Поясним, почему.

В ходе судебного разбирательства выяснилось, что ООО "Нефтехимснаб" (управляемая компания) и ООО "Нефтехим" (управляющая компания) заключили до- говор, предметом которого было повышение эффективности деятельности ООО "Нефтехимснаб". При этом управляемая компания передавала, а управляющая организация принимала на себя полномочия единоличного исполнительного органа управляемой организации.

Вознаграждение по управлению определялось сторонами независимо от полученной организацией прибыли.

Документальная подтвержденность расходов подразумевает наличие у налогоплательщика документов, доказывающих в соответствии с правилами налогового учета факт оказания услуг. Минимальный объем таких документов включает акты приемки услуг. Именно они являются первичным документом для отражения затрат в налоговом учете. Акты составляются с учетом требований ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете".

Арбитражный суд установил, что из содержания представленных налогоплательщиком актов выполненных работ нельзя было определить, какие услуги по управлению оказывались обществу и в каком объеме, какую конкретно работу проделала управляющая компания, то есть не был отражен факт исполнения обязательств по количественным, качественным и ценовым показателям.

Согласно представленным должностным инструкциям никаких существенных изменений в обязанностях административно-управленческого персонала общества с введением функций по управлению не произошло.

Суд указал, что анализ положений НК РФ и арбитражной практики позволяет сделать вывод, что условие об указании в актах выполненных работ детального характера выполненных работ с расчетом затрат рабочего времени сотрудников, выполнивших данные работы, носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку без такого отражения невозможно определить, каким образом формировалась фактическая стоимость услуг управляющей компании.

Кроме того, в штате организации имелись профильные специализированные отделы, осуществлявшие функции (деятельность), указанные в договоре с управляющей компанией, и налогоплательщик располагал кадрами необходимой квалификации для выполнения задач, обозначенных в качестве предмета договора с управляющей компанией.

Налоговым органом был проведен анализ финансового положения и эффективности деятельности ООО "Нефтехимснаб" за 2002-2005 годы на основании представленных первичных документов, из которых следовало, что, судя по состоянию и динамике показателей прибыли и рентабельности, общество получило за вышеуказанный период неудовлетворительные финансовые результаты.

При таких обстоятельствах, учитывая, что затраты на оказание услуг управления компанией налогоплательщика не были документально подтверждены и не были экономически обоснованы, арбитражный суд указал, что они не могли быть учтены в расходах для целей налогообложения прибыли.

(постановление ФАС Поволжского округа от 15.05.2007 по делу N А65-24256/06)

Аналогичный подход отражен в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 13.03.2007 N Ф08-1068/2007-449А по делу N А22-975/2005/5-126.

3.3. Связь управленческих расходов с производственной деятельностью

Расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Организация вправе отразить в налоговом учете расходы только в том случае, если эти затраты связаны с ее производственной деятельностью. В противном случае организация не имеет права включать в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, суммы, потраченные на управленческие услуги.

Пример.

Налоговый орган провел выездную налоговую проверку ОАО "Хлебпром". По результатам мероприятий налогового контроля налоговый орган принял решение о доначислении обществу налога на прибыль, начислении пени и налоговых санкций. Основанием для доначисления налога на прибыль послужил вывод налогового органа о неправомерном включении обществом в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, затрат по оплате управленческих услуг, оказанных индивидуальными предпринимателями.

Общество обжаловало решение налогового органа в судебном порядке.

Удовлетворяя заявленные обществом требования, суд исходил из того, что услуги по управлению производством были непосредственно связаны с производственной деятельностью общества и были подтверждены соответствующими документами.

Как установил суд, обществом были заключены договоры с индивидуальными предпринимателями об исполнении полномочий единоличного исполнительного органа общества, об оказании услуг по осуществлению полномочий начальника подразделения, об оказании услуг по осуществлению полномочий главного бухгалтера. Надлежащее исполнение вышеуказанными лицами, имеющими соответствующую квалификацию и опыт работы в названных сферах, обязанностей по договорам и выплата вознаграждений, предусмотренных договорами, были подтверждены документально.

Кроме того, суд отметил, что обществом были учтены реальные хозяйственные операции, возникшие из договоров по управлению обществом и его отдельными подразделениями. В результате использования спорных форм управления был получен положительный экономический эффект: финансовым результатом деятельности общества стала прибыль, которая в 2004 году составила 53 286 000 руб., в то время как в 2002 году она составляла 1 019 000 руб.

Избранный обществом метод управления не противоречил действующему законодательству, в том числе налоговому.

При таких обстоятельствах суд пришел к выводу о том, что данные затраты отвечали всем законодательно предусмотренным требованиям для их включения в расходы для целей налогообложения прибыли, поскольку они были связаны с производством, экономически обоснованы и документально подтверждены.

Р уководитель организации подчас может оставить компанию перед необходимостью учета в налоговых расходах, например представительских расходов, понесенных им в случае спонтанного проведения переговоров. Или при приобретении ГСМ для служебной машины.

Учесть подобные затраты можно. Для этого достаточно задним числом оформить поручение на осуществление этих расходов. А потом - авансовый отчет. На основании приложенных к нему документов, подтверждающих расходы, компания их признает, а работнику компенсируются затраты. НДС можно принять к вычету, если его сумма выделена в кассовом чеке, поскольку он будет заменять счет-фактуру (п. 7 ст. 168 НК РФ).

Обычно компания заранее выдает денежные средства на подобные цели (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России 12.10.11 № 373-П). Но если это не сделано, а поручение получено, работник может проявить инициативу и выполнить его с использованием собственных средств. В этом случае ему возмещаются затраты (ч. 2 ст. 164 ТК РФ).

Идеей поделилась Олеся Ратковская,
главный бухгалтер

Оценка безопасности идеи

чиновник

Елена Ордынская, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса:

«Данный способ признания затрат для целей налогообложения встречается в практике проведения проверок. Ситуация не самая безопасная с точки зрения налоговых рисков, претензии все равно возможны. Но в конечном итоге обычно подобные споры разрешаются благополучно для налогоплательщика».

эксперт

Ольга Иванова, директор правового департамента ООО «Аудиторская компания РЕСПЕКТ»:

«Характеристики товаров, услуг должны подтверждать их производственное назначение. А при «спонтанных» затратах это часто становится проблемой. Налоговые органы обращают внимание даже на места проведения переговоров и предъявляют претензии, если они кажутся недостаточно официальными для деловых встреч».

практик

Татьяна Керпатенко, бухгалтер ООО «Агрохолдинг Дубовский»:

«Важно, на кого выписаны первичные документы. Если на организацию, то после возмещения затрат проблем с признанием расходов не будет. Но лучше закрепить порядок возмещения затрат сотрудникам при покупке материальных ценностей за свой счет. Если на директора, то безопаснее приобрести у нег активы, но тогда возникает доход и НДФЛ».

Злоупотребления директора – не редкость. Особенно остро эта проблема стоит в организациях, где руководитель является еще и единственным ее учредителем. В такой ситуации у бухгалтера есть несколько сценариев дальнейших действий.

Принципиальная позиция

Многие специалисты учета занимают принципиальную позицию по вопросу перевода денежных средств на личные нужды директора: они отказывают начальству в осуществлении неоправданных платежей. Ведь, по сути, такие расходы не предусмотрены законодательством. Кроме того, главному бухгалтеру может грозить уголовная ответственность в случае выявления контролерами таких операций. Положения статей 199 и 199.1 УК предусматривают ответственность за уклонение от уплаты налогов и сборов, не конкретизируя, кто именно из должностных лиц может быть наказан. В постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 28 декабря 2006 года № 64 «О практике применения судами уголовного законодательства об ответственности за налоговые преступления» указано, что к субъектам правонарушения, предусмотренного статьей 199 УК, может относиться руководитель фирмы и главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера).

Риски для специалиста учета в случае подобных трат значительны, ведь он искажает отчетность и занижает налогооблагаемую базу. В этой связи многие специалисты поступают таким образом. Сначала выражают отказ в возможности осуществления рискованного платежа. Они разъясняют свое решение тем, что данные траты нельзя учесть для целей налогообложения, и они будут осуществляться из чистой прибыли. Потом разъясняют возможные негативные последствия в виде уплаты налогов, штрафных санкций и уголовной ответственности. Говорят и о необходимости уплаты налоговых платежей и заработной платы. Ну а если директор проявляет настойчивость, производят такие платежи только по личному распоряжению руководителя.

«Маскировка» расходов

Бухгалтера, которые не могут противостоять руководству, принимают другие решения. Так, личные расходы директора нередко «маскируются» под иные траты, которые могут осуществляться в ходе предпринимательской деятельности.

В некоторых случаях руководителю требуются денежные средства на время, с последующим возвратом средств. Тогда специалист учета выдает наличность под отчет или оформляет займ.

Эта позиция основывается на Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», где прописано, что ответственность за организацию учета несет руководитель. Мнение «счетовода» директор учитывать не обязан, однако всю ответственность за достоверность данных и отчетности несет именно он (при наличии соответствующего письменного распоряжения, направленного главному бухгалтеру).

При этом целый ряд затрат действительно может быть «замаскирован» под корпоративные. Например: приобретение недвижимости или автомобиля – под расходы на командировки и на обучение сотрудников.

Подтверждающими документами тут будут выступать: приказ руководителя с указанием на производственную необходимость расходов, договор со сторонней организацией, первичные бумаги, такие как счета-фактуры, акты и т.д.

Если вы решите «прятать» личные расходы директора, то нельзя забывать о том, что эти затраты в любом случае приведут к дополнительным издержкам. Так, покупка автомобиля и выплата автокредита за счет компании обернутся следующими последствиям: машину необходимо будет поставить на учет и начислять амортизацию, а также платить транспортный налог. Если транспортное средство приобреталась до 2013 года, то появится база по налогу на имущество. Нужно будет оформлять дополнительные документы, которые подтвердят производственный характер использования автотранспорта: путевые листы, договоры на приобретение ГСМ или авансовые отчеты и прочие. Другими словами, работы прибавится.

На чистую прибыль

Некоторые бухгалтеры оформляют использование корпоративных средств директором – единственным учредителем как расходы, не учитываемые при налогообложении. Иными словами, такие траты не уменьшают налогооблагаемую прибыль, при этом НДС не предъявляется к вычету. Однако подобные переводы могут вызвать претензии проверяющих и быть переквалицированны в доходы руководителя. Как следствие, ревизорами будут доначислены НДФЛ и страховые взносы.

Заимствование

В некоторых случаях руководителю требуются денежные средства на время, с последующим возвратом средств. Тогда специалист учета выдает наличность под отчет или оформляет заем.

Как это лучше сделать. Нужно оформить договор беспроцентного займа. Гражданским и Налоговым кодексами коммерческим организациям не запрещено выдавать такие кредиты. Однако есть риск, что ревизоры при анализе таких контракторв, доначислят налог на прибыль исходя из ставки рефинансирования. Они могут обосновать свою позицию тем, что коммерческая организация создана с целью получения прибыли и не может не получать экономической выгоды от своей работы.

Если директор не хочет или не может вернуть деньги, то в дальнейшем долг прощается, для этого нужно составить соответствующее соглашение.

Некоторые бухгалтеры оформляют использование корпоративных средств директором – единственным учредителем как расходы, не учитываемые при налогообложении. Однако подобные переводы могут вызвать претензии проверяющих и быть переквалицированны в доходы руководителя. Как следствие, ревизорами будут доначислены НДФЛ и страховые взносы.

Имейте в виду, в случае невозврата займа существует риск переквалификации сделки в договор дарения и признания ее противоречащей законодательству (ст. 575 ГК РФ). Согласно пункту 32 совместного Постановления Пленумов ВС РФ и ВАС РФ от 1 июля 1996 года № 6/8 «О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации», ничтожная сделка является недействительной независимо от признания ее таковой судом (п. 1 ст. 166 ГК РФ).

«Двойная» бухгалтерия

Не секрет, что многие недобросовестные компании прибегают к «двойной бухгалтерии» и осуществляют платежи, направленные на личные нужды руководства, за счет «черной кассы». В этом случае бухгалтер осуществляет любые переводы по желанию и устному распоряжению руководства.

Однако напомню, что такие поступки напрямую подпадают под действие Уголовного кодекса. Статья 199 УК предусматривает штрафные санкции в размере от 100 000 до 300 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет. Кроме того, возможен и арест на срок до шести месяцев, либо лишение свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового.

Конечно, не избежать в этом случае и судебных споров. В качестве примера можно назвать постановление ФАС Уральского округа от 18 апреля 2013 года № Ф09-2000/13 по делу № А76-10707/12. Инспекция сделала вывод о сокрытии обществом полученных доходов и ведении двойной бухгалтерии, что привело к занижению базы по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, а также неполной уплате НДФЛ. Выводы арбитров опирались на изъятые у компании электронные базы данных и протоколы допроса главбуха. Аналогичный вывод сделали судьи и в постановлении Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 декабря 2012 года № 18АП-11613/2012 по делу № А76-10707/2012.

В заключение следует отметить, что, безусловно, неоправданные траты руководителя на личные нужды всегда несут определенные риски, как для компании, так и для бухгалтера лично. По возможности максимально доступно и ясно просветите свое руководство по поводу возможных опасностей, которые таят в себе такие траты. мы также настоятельно не рекомендуем вам нарушать законодательство, а если к этому вас принуждает руководство, то стоит задуматься о смене места работы.

Новая бухгалтерия, N 4, 2007 год
М.Мошкович,
АКДИ "Экономика и жизнь"

Налоговый кодекс разрешает организациям учитывать две группы управленческих расходов - произведенных непосредственно организацией и расходов в виде оплаты услуг третьих лиц. Но поскольку в Кодексе не разъясняется, что такое управленческие расходы, применение данной нормы является предметом постоянных споров.

Налоговый кодекс предоставляет налогоплательщику возможность уменьшить прибыль для целей налогообложения на управленческие расходы (подп.18 п.1 ст.264 НК РФ) . Однако в силу того, что содержание этого понятия не разъяснено, применение данной нормы является предметом постоянных споров.

Исходя из формулировки подп.18 п.1 ст.264 НК РФ , налогоплательщик вправе учесть:

- расходы на управление организацией или отдельными ее подразделениями;

- расходы на приобретение услуг по управлению организацией или ее отдельными подразделениями.

Как видим, норма предусматривает два блока управленческих расходов - произведенных непосредственно организацией и расходов в виде оплаты услуг третьих лиц.

Рассмотрим эти виды расходов по отдельности.

Расходы на управление организацией

Какие расходы учесть?

Состав данных расходов, как мы уже говорили, в НК РФ не расшифрован. С точки зрения русского языка термин "расходы на управление организацией" можно трактовать достаточно широко. Например - заработная плата управленческого персонала, приобретение и обслуживание оргтехники, затраты на компьютерные программы, бумагу, ручки и т.д.

Однако все эти виды расходов подпадают под действие других положений главы 25 НК РФ , причем в этих других положениях они названы прямо: расходы на оплату труда (ст.255), материальные расходы (ст.254) , амортизация и ремонт основных средств (статьи 256 - ), расходы на приобретение прав на программы для ЭВМ (подп.26 п.1 ст.264), расходы на канцелярские товары (подп.24 п.1 ст.264) .

Поскольку налогоплательщик при наличии нескольких оснований для учета расходов имеет право самостоятельно определить, к какой группе отнести такие затраты, то, конечно же, лучше ссылаться на те нормы НК РФ , в которых виды расходов названы прямо, а по подп.18 п.1 ст.264 НК РФ учитывать только те затраты управленческого характера, для которых нет более подходящего основания.

Но тут уж (в силу неопределенности термина) нужно быть готовым доказывать соответствие расходов критериям ст.252 НК РФ (экономическая обоснованность; документальное подтверждение; связь с деятельностью, направленной на получение дохода). Термин "неопределенный" все равно что "ненаписанный", поэтому налоговики будут оспаривать такие расходы по общим критериям.

По нашему мнению, в качестве управленческих вполне могут быть учтены, например, такие расходы, как изготовление бланков организации, присвоение статистических кодов, организация архивной службы.

Поскольку термин "расходы на управление организацией" в главе 25 НК РФ не расшифрован, то вероятность спора с налоговиками высока.

Подпункт 18 п.1 ст.264 НК РФ "знаменит" связанными с ним спорами о возможности учесть затраты обществ на выплату вознаграждений совету директоров и ревизионной комиссии.

Право выплачивать вознаграждение членам совета директоров в период исполнения ими своих обязанностей либо компенсировать расходы, связанные с исполнением ими функций членов совета директоров, предусмотрено п.2 ст.64 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон об АО) и п.2 ст.32 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон об ООО).

Закон об АО также допускает выплату вознаграждения (компенсации расходов) членам ревизионной комиссии общества в период исполнения ими своих обязанностей (п.1 ст.85 Закона об АО) .

Решения о выплате таких вознаграждений и об их размере принимаются на общем собрании участников общества.

Минфин России последовательно занимает по данному вопросу следующую позицию.

В компетенцию совета директоров общества входит решение вопросов общего руководства деятельностью общества